Avis de confidentialité et de protection des données

Site(s) Internet de Positive Workplace et outils on line métier Positive Workplace attache une grande importance, à la confidentialité et à la sécurité de vos données personnelles.
Cette politique de confidentialité a pour objectif de vous informer de manière claire, simple et transparente des traitements réalisés sur les données personnelles que vous nous confiez, ou que nous pouvons être amenés à collecter lors de votre navigation sur notre site web www.positiveworkplace.fr (ci-après le « Site »), sur notre plateforme d’audit PWP Manager https://pwp-manager.positiveworkplace.fr/ et ses extensions de navigateur, par e-mail, par SMS ou autres messages électroniques entre Positive Workplace et vous, via les informations et données que vous nous transmettez en ligne et hors ligne et via votre interaction avec nous par l’intermédiaire de sites internet et services tiers (réseaux sociaux, par exemple) de leur éventuel transfert auprès de tiers, et des droits et des options dont vous disposez pour contrôler vos informations personnelles et protéger votre vie privée.
Le présent avis de confidentialité a été préparée en exécution des dispositions de plusieurs législations, notamment de l’article 13/14 du règlement européen 2016/679 (règlement général sur la protection des données – RGPD).

I. Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?

Une donnée personnelle est toute information relative à une personne susceptible d’être identifiée directement ou indirectement par référence à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres tels que son nom, son prénom, son adresse postale ou e-mail ou par référence à un numéro d’identification tel qu’un numéro de commande ou encore une adresse IP, etc.

II. Pourquoi Positive Workplace collecte mes données personnelles ?

Positive Workplace collecte et traite vos données afin de :

  • vous permettre de créer un compte sur notre Site ;
  • gérer vos accès à votre compte sur le Site ;
  • vous adresser des emails du suivi de votre programme de labellisation ;
  • traiter et gérer les programmes de labellisation sur positiveworkplace.fr ;
  • assurer la livraison du rapport d’audit ;
  • vous adresser des devis dans le cadre de nos activités de conseils ;
  • assurer la sécurité des transactions en ligne, prévenir les fraudes, les incidents de paiement et gérer le recouvrement (cf. nos CGV pour plus de détail), notamment par le biais d’un traitement automatisé de vos données ;
  • gérer la relation client dans le cadre de demandes d’information ou de réclamation que vous pourriez nous adresser via notre site internet ou nos pages sur les réseaux sociaux ;
  • gérer et optimiser votre expérience client au travers d’une meilleure connaissance de nos clients ;
  • réaliser des analyses statistiques pour développer des outils de pilotage, de mesure et de reporting en vue d’adapter et d’améliorer nos activités commerciales et marketing ;
  • sous réserve de votre consentement :
    • vous adresser des informations sur nos offres spéciales, actualités et évènements sur les supports de communication que vous aurez sélectionnés ;
    • communiquer vos données personnelles à nos partenaire aux fins de recevoir des
      communications adaptées à vos besoins ;
  • assurer l’exercice de vos droits conformément à l’article VIII ci-dessous ;

Positivewoprkplace.fr vous informe que vous pouvez à tout moment modifier vos choix en termes de communications sur le Site ou sur les newsletters.

III. A quelles occasions pouvons-nous collecter vos données personnelles ?

Nous pouvons recueillir vos données personnelles à l’occasion de/du/d’ :

  • la création de votre compte membre sur notre Site, directement auprès de vous lorsque vous complétez le formulaire de création de compte par une invitation email ;
  • remplissage des questionnaires liés au programme de labellisation ;
  • votre acceptation de recevoir certaines communications commerciales de notre part par email et/ou par notification sur votre smartphone ;
  • sondages ou enquêtes de satisfaction portant sur votre expérience client ;
  • une interaction avec notre société via sa page officielle ou via message privé sur les réseaux sociaux ;
  • Vos échanges avec les collaboratrices et collaborateurs de Positive Workplace, par téléphone, SMS ou par email ;
  • votre participation à un événement que nous organisons ;
  • le remplissage de notre test gratuit en ligne sur notre site et ceux de nos partenaires.

IV. Quelles données personnelles pouvons-nous être amenés à collecter ?

(i) Dans le cadre de nos activités nous pouvons être amenés à recueillir certaines données directement auprès de vous pour les finalités détaillées au point II de la présente politique. Les informations que nous sommes amenés à collecter sont :

  • les données personnelles que vous fournissez lors de la création de votre compte telles que votre identité, votre adresse email et votre mot de passe, votre poste professionnel ;
  • vos coordonnées; notamment vos adresses pour la facturation ;
  • les informations relatives au programme de labellisation, telles que les réponses aux questions, les pièces jointes et les commentaires ;
  • les informations relatives à vos moyens de paiement lorsque vous payez sur notre Site ;
  • les informations que vous pouvez être amenées à communiquer auprès des collaboratrices et collaborateurs de Positive Workplace ;

(ii) Nous pouvons collecter des informations relatives à l’utilisation de notre Site, notamment votre navigation (adresse IP, pages, produits et services visités ou
recherchés, liens cliqués, etc). De la même manière, nous pouvons collecter des données relatives à la consultation des emails que nous vous adressons à des fins statistiques et de prospection commerciale. Certaines de ces informations peuvent être collectées par l’intermédiaire de Cookies déposés sur votre terminal lors de votre navigation sur notre Site. Pour en savoir plus sur les Cookies, consultez le point XI de la présente politique.

V. Quels sont les fondements juridiques qui légitiment le traitement de vos données ?

Positive Workplace traite vos données personnelles sur les fondements juridiques suivants :

  • Exécution du contrat : le traitement de vos données est nécessaire à l’exécution du contrat conclu entre vous et Positive Workplace lorsque vous créez un compte sur le Site, mais également lorsque vous passez commande auprès de Positive ;
  • Intérêt légitime : Positive Workplace peu disposer d’un intérêt légitime à traiter vos données. C’est par exemple le cas lorsque Positive Workplace procède à l’envoi de ses emails de suivi du programme de labellisation, à des traitements de prévention et de lutte contre la fraude sur son Site, au recouvrement des commandes impayées ou lorsqu’elle procède à l’analyse de la navigation de ses membres dans un but d’amélioration de ses offres et services, de
    réalisation d’études statistiques sur les produits et/ou services qu’elle commercialise, de sécurisation de ses supports numériques ;
  • Consentement : Positive Workplace réalise des traitements à la suite de votre consentement exprès, qui peut être retiré à tout moment. Tel est le cas pour l’envoi de nos communications commerciales ;
  • Respect des obligations légales : Positive Workplace peut réaliser des traitements dans le cadre du respect de ses obligations légales.

VI. Quels sont les destinataires de vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont traitées par le personnel de Positive Workplace et éventuellement par notre fournisseur de service informatique : équipe de développement affectée au projet (IP-Links : 2 personnes). Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées au sein de Positive Workplace puissent accéder à vos données personnelles lorsque cela est nécessaire aux fins de gestion de notre relation commerciale ou de nos obligations légales.

Nous pouvons également être amenés à communiquer vos données personnelles à :

  • des partenaires commerciaux de Positive Workplace, notamment nos partenaires en région qui pourrait proposer des prestations adaptées, nos partenaires et clients labellisés qui pourraient apporter des solutions que Positive Workplace ne proposent pas ;
  • des sous-traitants tels que :
    • nos prestataires d’hébergement et de maintenance du site et de nos solutions dématérialisées de collecte de données personnelles ;
    • nos prestataires de service de paiement ;
    • nos prestataires de prévention et de lutte contre la fraude ;
    • nos prestataires de solutions marketing ;
    • nos prestataires de gestion de prospection commerciale et de communication via les réseaux sociaux.

Positive Workplace pourra également être amenée à communiquer vos données à des tiers pour satisfaire aux obligations légales, réglementaires, conventionnelles, ou pour répondre aux demandes des autorités légalement habilitées.

Aucune donnée personnelle n’est vendue à un tiers.

VII. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Positive Workplace a défini des durées des rétentions de vos données personnelles en accord avec ses obligations légales et les recommandations de la Commission Nationale Informatique et Libertés (ci-après la « CNIL »). Nous conservons vos données personnelles 3 ans (trois ans). Ce délai est prolongé d’autant de temps que la durée des contrats qui nous lient avec nos clients.

VIII. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Conformément à la règlementation en vigueur, notamment au RGPD, vous disposez du droit d’obtenir de nos services le droit d’accéder et de rectifier vos données personnelles, ainsi le droit d’en demander l’effacement, de vous opposer à leur traitement et d’en obtenir la limitation de traitement pour des motifs légitimes ou la portabilité dans la mesure où cela est applicable.

Vous disposez également du droit de formuler des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès.

Conformément à la loi, vous pouvez formuler des :

  • Directives générales, lesquelles s’appliquent à l’ensemble de vos données personnelles et peuvent être enregistrées dans un registre unique auprès d’un tiers de confiance numérique certifié par la CNIL ;
  • Directives particulières, qui concernent certains traitements de données personnelles que vous avez spécifiquement identifiés. Ces directives doivent être adressées aux responsables de traitements concernés, tels que Positive Workplace. Vous pouvez modifier ou révoquer ces directives à tout moment. En l’absence de directives, vos héritiers pourront exercer les droits d’accès, de rectification, d’opposition nécessaires à l’organisation et au règlement de votre succession.

Ces droits peuvent être exercés directement auprès de Positive Workplace :

Par courrier électronique à l’adresse email cmargnat@positiveworkplace.fr
Par courrier postal à l’adresse suivante :
Positive Workplace
6 Rue du parc 92300 Levallois-Perret

Une réponse vous sera adressée dans un délai d’un (1) mois maximum suivant la date de réception de votre demande.

Pour vous opposer au traitement de vos données à des fins de prospection commerciale, vous pouvez nous contacter comme indiqué ci-dessus ou à tout moment modifier vos choix en termes de communications sur les Newsletters de Positive Workplace.

Pour nous informer que vous ne souhaitez pas bénéficier de notre service de personnalisation, vous pouvez nous contacter comme indiqué ci-dessus.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 7.

Pour plus d’information sur les droits dont vous disposez à l’égard de vos données, nous vous invitons à consulter le site de la CNIL : www.cnil.fr.

IX. Coordonnées du délégué à la protection des données (DPO) et droit d’introduire une réclamation

Pour toute question en lien avec la collecte et le traitement de vos Données par Positive Workplace, vous pouvez contacter par email notre délégué à la protection des données de Positive Workplace à l’adresse suivante : cmargnat@positiveworkplace.fr

Date de mise à jour : 21/05/202